Đôi lúc khi soạn thảo văn bản các bạn gặp một số vấn đề mà không thể nào khắc phục được luôn trong thời gian ngắn và bạn cảm thấy thật khó chịu vì nó làm mất rất nhiều thời gian của bạn. Nếu bạn nắm rõ các quy tắc dưới đây thì mọi chuyện sẽ được giải quyết nhanh chóng.Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này! Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản. Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào. Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng(Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu(Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph). Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn. Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo. Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ: Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn. Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “qui tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ. 1.Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng. Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản 2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề. Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu. Ví dụ: Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác. Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác 3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung. Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này 4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Một số cách khắc phục các lỗi thông thường trong soạn thảo văn bản word
Trong quá trình soạn thảo văn bản trong word, bạn có thể gặp một số lỗi mà do mình trước đây đã vô ý bấm nhầm phím chức năng gây ra hoặc do người sử dụng khác vô ý làm ra. Tuy việc xử lý chúng rất đơn giản nhưng với những người chưa gặp thì đó cũng không phải là dễ dàng gì. Chúng tôi xin nêu ra một số lỗi thông thường hay gặp và cách khắc phục chúng. 1.KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ TRONG WORD: Khi soạn thảo các văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “t iếng V iệt” … Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa. 2. LỖI MẤT CHỮ PHÍA SAU KHI VIẾT CHÈN: Word bị lỗi “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”. Khi bạn muốn xóa một ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert thì sẽ gây ra hiện tượng “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”. (Nếu chú ý, xem thanh trạng thái có chữ OVR nổi lên). Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa. Lúc ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường. 3. LỖI CÁCH MỘT CHỮ THÌ CÓ MỘT DẤU CHẤM: Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút “Show/hide”. Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái muỗng múc canh). Chỉ cần kích lại nút “Show/hide” là hết ngay. Hoặc vào Tools / Options / Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ở ô All 4. LỖI KHÔNG CĂN ĐỀU HAI BÊN: Khi căn đều cả hai bên phải và trái, ở những dòng ít chữ (không đủ một dòng) thường gặp sự cố sau: – Có dòng thì xếp như căn trái. (đúng) – Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dù dòng đó chỉ có vài chữ (xấu) Cách chỉnh lại: Ví dụ: dòng thứ 5 bị giãn ra như thế này. – Để chuột (dấu nháy) tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ).
