Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng về máy tính vô cùng quan trọng. Bao gồm các kỹ năng liên quan đến sử dụng Excel, Word, Powerpoint,… Hiểu rõ hơn tin học văn phòng là gì cùng chúng tôi nhé!
Tin học văn phòng là gì?
Đây là một lĩnh vực được coi là một phần nhỏ trong ngành công nghệ thông tin. Phần lớn nó chỉ tập trung, chú trọng vào xử lý những hoạt động, nghiệp vụ thường được sử dụng trong văn phòng như: soan thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, thống kê, tính toán, trình chiếu, thuyết trình.
Hiện nay Microsoft Office là bộ công cụ chính, được ứng dụng nhiều nhất cho cán bộ, công nhân viên, học sinh. Bộ công cụ này bao gồm: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access và một số ứng dụng khác. Chúng có những tiện ích, tính năng được ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến cho học tập, nghiên cứu và đặc biêt là trong những công việc văn phòng như kế toán, tài chính, bán hàng và kể cả cho lĩnh vực công nghệ thông tin.
Tại sao phải học tin học văn phòng?
Theo thống kế cho thấy, hiện nay trên thế giới có tới hơn 90% các nhà quản lý, nhân viên văn phòng đều sử dụng excel để quản trị công việc và làm việc. Vì nhận thức của mọi người về tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint chưa tốt, mới chỉ sử dụng và ứng dụng được 5 đến 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.
>>> Tham khảo: Sử dụng phím tắt trong microsoft word
Theo nghiên cứu ở Mỹ cho thấy hơn 80% những ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng tin học là một kỹ năng cực kì hữu ích trong công việc và không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng.
Đối tượng nên học tin học văn phòng
Do bộ ứng dụng rất dễ sử dụng phù hợp với tất cả đối tượng, bao gồm: học sinh, sinh viên, giáo viên, nhân viên văn phòng, kể cả những người cao tuổi. Đối với những đối tượng chưa thành thạo, thiếu tự tin về khả năng sử dụng máy tính, mạng internet hoặc những người mới được tiếp cận máy tính muốn bổ sung kiến thức phục vụ học tập, công việc và cải thiện mức lương.
Lợi ích từ kỹ năng tin học văn phòng
Giúp người sử dụng rèn luyện kỹ năng, hệ thống những kiến thức về sử dụng máy tính phục vụ cho công việc văn phòng như word, excel, powerpoint,…rút ngắn tối đa thời gian làm việc, mang lại hiệu quả cao. Hơn nữa, nó giúp thao tác, tính toán nhanh chóng, tạo và chỉnh sửa văn bản, bảng biểu phục vụ công việc. Ứng dụng trình chiếu trong các cuộc họp, giảng dạy, thuyết trình,… Ngoài ra, còn phục vụ tìm kiếm thông tin, tin tức, gửi thư điện tử,giải trí.
Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng
Đầu tiên là bạn nên làm quen với kỹ năng cơ bản sử dụng vi tính văn phòng, làm quen bàn phím máy tính như thao tác đánh văn bản bằng 10 ngón tay, đánh nhanh dần và chuẩn xác. Sau đó là làm quen với công dụng của một số phím chức năng: Delte, Enter, Backspce, print,…phím tắt ctrl v, c,a,…Làm quen với những chức năng khác.
Kỹ năng tin học văn phòng Excel
Bạn cần thành thạo những kỹ năng excel sau:
- Thực hiện tạo bảng tính Excel, định dạng dữ liệu bảng tính, thêm cột(dòng), xóa cột(dòng).
- Định dạng ngày tháng, số, dạng văn bản.
- Thành thạo các hàm tính toán, sắp xếp, ngày tháng năm, tính tổng: Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, IF.
- Lọc dữ liệu theo đối tượng.
- Tạo Link: Hyperlink.
- Ứng dụng nổi trội khác.
Kỹ năng tin học văn phòng Word
Những kỹ năng sử dụng Word bạn cần nắm vững:
- Cần thành thạo nhập liệu văn bản, xóa, định dạng văn bản: sử dụng font chữ, cỡ chữ, màu chữ phù hợp.
- Thực hiện thiết lập, thêm, chèn và định dạng bảng: gộp, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn, tách, đường viền bảng.
- Thêm ký tự đặc biệt: Symbol; chèn link, ghi chú,…
- Thêm biểu đồ, hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ.
- In: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản.
- Đặt mật khẩu để bảo mật file quan trọng.
Kỹ năng sử dụng Microsoft Powerpoint
Những kỹ năng tối thiểu cần có khi sử dụng PowerPoint:
- Thực hiện soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu slide trên Powerpoint.
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF.
- Tạo hiệu ứng,sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design.
Khi đã nắng vững những kỹ năng trên, bạn có thể ứng dụng nó vào học tập và làm việc. Đem lại cho bạn lợi ích trong công việc, rút ngắn thời gian làm việc và đạt hiệu quả cao
